Heißen Sie Ihre neuen Mitarbeiter herzlich willkommen: 7 Tipps für ein gelungenes Onboarding

Bei vielen Unternehmen ist der Recruiting-Prozess beendet, wenn der richtige Kandidat gefunden ist. Ein weit verbreiteter Irrglaube ist, dass sich die Einarbeitung schon irgendwie nebenbei regelt, wenn der neue Mitarbeiter da ist. Dabei kann auch nach dem Vertragsabschluss noch einiges schief gehen! Wussten Sie, dass 26% der neuen Mitarbeiter bereits vor dem ersten Arbeitstag kündigen oder dass 27% aller Unternehmen die vorher geweckten Erwartungen des neuen Mitarbeiters nicht erfüllen?

Kündigungen in der Probezeit sind kostspielig, binden Ressourcen für die Einarbeitung eines Mitarbeiters, der das Unternehmen schnell wieder verlässt und können für Unternehmen einen Imageverlust als Arbeitgeber bedeuten. Durch den demografischen Wandel entwickelt sich der Arbeitsmarkt zunehmend zu einem Arbeitnehmermarkt, in dem qualifizierte Talente nicht mehr so einfach zu finden sind. Im schlimmsten Fall bleiben offene Stellen monatelang unbesetzt und es vergeht viel Zeit, bis ein vollwertig eingearbeiteter Kollege an der Seite Ihres Teams steht.

Ein durchdachter Onboarding-Prozess ermöglicht Ihrem neuen Mitarbeiter einen guten Start im Unternehmen, erhöht die Motivation und sorgt dafür, dass sich der neue Mitarbeiter ab dem ersten Arbeitstag bei Ihnen wohl und willkommen fühlt.

1. Nicht den Kontakt verlieren!

Oft vergehen einige Wochen nach Vertragsabschluss bis zum ersten Arbeitstag Ihres neuen Mitarbeiters. Bereits in dieser Zeit sollten Sie ihn nicht aus den Augen verlieren (Preboarding). Je länger der Zeitraum bis zum ersten Tag ist, desto wichtiger ist es, immer wieder den Kontakt zum neuen Mitarbeiter zu suchen und ihn bereits mit dem Unternehmen, Ihrer Kultur und seinem neuen Team bekannt zu machen. Laden Sie Ihren neuen Mitarbeiter doch schon vor dem ersten Arbeitstag auf einen Kaffee, zum Mittagessen oder zum Sommerfest ein.

2. Es gibt nur einen ersten Eindruck!

Am ersten Arbeitstag muss alles für den neuen Mitarbeiter vorbereitet sein. Dazu gehört nicht nur ein eingerichteter Arbeitsplatz (Computer, Schlüssel, System-Zugänge, Büromaterial etc.) sondern auch, dass alle Mitarbeiter über den Namen und die Position des neuen Kollegen informiert sind. Denken Sie auch darüber nach, ob es die Möglichkeit gibt, ein Team-Mittagessen zu organisieren oder ein persönliches Willkommenspaket zusammen zu stellen.

3. Denken Sie an die ungeschriebenen Regeln!

In jedem Unternehmen gibt es im Miteinander eine ganze Reihe ungeschriebener Regeln, die ein neuer Mitarbeiter erst erlernen muss. Wie sprechen sich die Kollegen an? Wann geht wer, mit wem, Mittagessen? Gibt es Regelungen zu privaten Terminen, die in die Arbeitszeit fallen? Wann fangen die Kollegen an und wie lange wird gearbeitet? Übernimmt man das Telefon von anderen Kollegen? Wen informiert man, wenn man krank ist oder an wen kann man sich bei bestimmten Problemen wenden? Antworten auf all diese Fragen zu bekommen, hilft neuen Mitarbeitern mehr Sicherheit zu erlangen.

4. „Buddy“ wird man nur freiwillig!

Nur wer wirklich Lust hat, einen neuen Mitarbeiter in der ersten Zeit zu begleiten, wird ein guter „Buddy“ sein. Überlegen Sie, wer sowohl menschlich als auch von der Hierachiestufe zu dem neuen Mitarbeiter passen könnte und zwingen Sie diese Rolle niemandem auf. Möglicherweise sucht sich der neue Mitarbeiter auch einen eigenen Buddy im Team.

5. Jede Position benötigt eine andere Art der Einarbeitung!

Die Art der Einarbeitung unterscheidet sich je nachdem, welche Position ein neuer Mitarbeiter antritt. Eine Führungskraft hat bereits viel Arbeitserfahrung und weiß, was sie kann, welche Führungsaufgaben auf sie zukommen, wie man sich in einem neuen Unternehmen bewegt und organisiert. Berufseinsteiger, die gerade aus dem Studium kommen, werden wiederum mehr Anleitung und

Führung brauchen, um sich im Arbeitsalltag zurecht zu finden. Bedenken Sie, dass diese den Arbeitsalltag nicht gewohnt sind und es ihnen am Anfang vielleicht schwer fällt, sich acht Stunden lang zu konzentrieren.

6. Regelmäßiges Feedback einholen und geben!

Sprechen Sie regelmäßig mit Ihrem neuen Mitarbeiter über die Erwartungshaltung und geben Sie ihm nicht nur Feedback zu seiner Arbeit. Fragen Sie ihn und auch Kollegen und Vorgesetzte, was gut läuft und wo es Optimierungspotenziale gibt. So erfahren Sie, was Ihren neuen Mitarbeiter wirklich bewegt und wo Sie noch besser werden können.

7. Setzen Sie einen Prozess auf!

Sie können nicht nicht onboarden. Jeder neue Mitarbeiter durchläuft in Ihrem Unternehmen einen Onboarding-Prozess. Nutzen Sie die Chance und strukturieren Sie diesen. Bei d.vinci haben wir den Onboarding-Prozess in vier Phasen unterteilt – Absichtserklärung, Preboarding, Onboarding und Betreuung. Wir betrachten die Ziele, Inhalte sowie die beteiligten Personen in jeder Phase differenziert und unterstützen Sie gerne dabei, Ihr Onboarding individuell auf Ihr Unternehmen zuzuschneiden.