Automatisierung ist im Personalwesen kein Zukunftsthema mehr, sondern längst eine Notwendigkeit. Unternehmen, egal ob kleines Familienunternehmen oder Konzern mit über 5.000 Mitarbeitern, stehen heute vor massiven Herausforderungen: steigende Löhne, angespannte Auftragslagen, Fachkräftemangel und die Notwendigkeit, Prozesse effizienter zu gestalten.
Auf der TALENTpro in München sprach Martin Baldermann, Leiter der Digitalagentur von OVB Media, über die Chancen und Risiken der Automatisierung im HR. Seine provokante These:
👉 Bis zu 60 % der Arbeitszeit im HR wird verschwendet – und lässt sich automatisieren.
Im Folgenden zeige ich, basierend auf seinem Gespräch, wie Automatisierung im HR funktioniert, welche Vorteile sie bringt und wie Unternehmen schon heute konkrete Prozesse verschlanken können.
Warum Automatisierung im HR unverzichtbar ist
Viele HR-Abteilungen arbeiten noch mit Prozessen, die nicht mehr zeitgemäß sind.
- Handgeschriebene Stundenzettel oder Fahrtenbücher führen zu Fehlern in der Abrechnung.
- Recruiter verbringen Stunden damit, Stellenanzeigen aus E-Mails in Tools zu kopieren und zu formatieren.
- Bewerber erhalten unpersönliche Standardantworten und fühlen sich nicht wertgeschätzt.
Das Ergebnis: Frust bei Mitarbeitern, Bewerbern und Personalern.
Baldermann fasst es so zusammen:
„Möchte ich 80 % meiner Arbeitszeit in Excel-Listen verbringen – oder am Menschen arbeiten?“
Die Antwort ist klar: Automatisierung befreit HR von Routinearbeiten und schafft Freiraum für wertvolle, zwischenmenschliche Aufgaben.
1. Automatisierung im HR von Stellenanzeigen: Von der E-Mail ins HR-Tool in Minuten
Ein klassisches Beispiel für Zeitverschwendung im HR ist die Erstellung von Stellenanzeigen.
So läuft es aktuell oft ab:
- Fachbereichsleiter schickt eine E-Mail oder gar einen Zettel („Wir brauchen einen neuen Staplerfahrer“).
- Recruiter fragt Details nach und tippt die Infos in ein HR-Tool.
- Texte müssen formatiert, Blöcke angepasst und Aufzählungen korrigiert werden.
⏱ Zeitaufwand: zwischen 20 Minuten und 1 Stunde pro Anzeige.
Die automatisierte Lösung:
- Eine Automatisierung liest die E-Mail aus, erkennt die Inhalte und kombiniert sie mit hinterlegten Kontextinformationen (Standort, Benefits, Unternehmensrichtlinien).
- Die fertige Anzeige wird direkt im richtigen Format in das HR-Tool übertragen.
- Recruiter kontrolliert nur noch, bevor die Stelle veröffentlicht wird.
👉 Zeitersparnis: 15 Minuten pro Stelle. Bei 50 Stellen im Monat ergibt das mehr als 12 Stunden Arbeitszeit.
2. Social Media Recruiting: Automatisierung spart bis zu 90 Minuten pro Post
Viele Unternehmen verschwenden wertvolle Ressourcen, wenn es um das Veröffentlichen von Stellenanzeigen in Social Media geht.
Normaler Ablauf:
- Recruiter brieft Marketing.
- Marketing erstellt Bilder und Texte.
- Mehrere...
