Unsere Onboarding-Checkliste ist seit Jahren die unangefochtene Nr. 1 unserer Content-Downloads. Warum erzähle ich das? Ganz einfach: Es zeigt, dass Onboarding für viele Unternehmen eine Baustelle ist. Dabei ist es entscheidend dafür, wie stark sich neue Mitarbeiter an ein Unternehmen binden. Was für ein optimales Onboarding wichtig ist, verraten wir Ihnen hier.
Den Fokus umdenken
Talent Management assoziieren viele nur mit langfristigen Maßnahmen: Welche Fähigkeiten brauchen wir in zwei, drei oder vier Jahren im Unternehmen? Wie sollte ein Entwicklungsplan aussehen – für Mitarbeiter und Führungskräfte? Solche Fragen sind durchaus berechtigt und verlangen Antworten. Doch vor lauter Zukunftsblick verlieren viele Unternehmen eine ganz wichtige Phase beim Talent Management aus den Augen: die ersten Wochen.
Ein paar Studienergebnisse als Augenöffner:
- Jeder fünfte neue Mitarbeiter (21,6 %) würde das Unternehmen nach den ersten Tagen nicht weiterempfehlen.
- Ähnlich viele (22 %) wissen nicht, was sie in den kommenden Tagen im Onboarding-Prozess erwartet.
- Knapp die Hälfte (40 %) findet die Antwortzeiten der HR-Abteilung zu lang.
Das Ergebnis: Ein Fehlstart ohne Wohlfühlfaktor, dafür mit Zweifel, ob das Unternehmen die richtige Wahl war.
Es muss früher Klick machen
Dabei sind sich HR-Abteilungen durchaus bewusst , wie wichtig das Onboarding für die Mitarbeiterbindung ist. So zeigt eine Haufe-Studie, dass knapp 8 von 10 befragten Personalern sagen, dass eine Anfangsfluktuation mit einem besseren Onboarding verringert werden könnte. Dennoch bleibt es bei vielen Unternehmen eine Baustelle, denn immerhin sagen 77 % der Personaler, dass sie Verbesserungspotenzial bei ihrem Onboarding sehen.
Ich habe schon einige Onboarding-Szenarien erlebt bzw. beobachtet. Obwohl das Thema immer mehr Aufmerksamkeit bekommt, agieren viele Personalabteilungen noch nach dem Motto “hauptsache einstellen, die Führungskraft erledigt den Rest”. Und je nachdem, wie der Manager sich anstellt, hat der Neustarter dann eben Glück oder Unglück.
Viel zu oft sieht man noch überforderte (oder desinteressierte) Führungskräfte, die nicht organisiert sind und den Neustartern sich selbst überlassen. Ziele und Aufgaben werden nicht besprochen, Kollegen aus anderen Abteilungen werden nicht vorgestellt und Termine werden zu spät oder gar nicht gemacht. Das kann der Neue, der nichts und niemanden kennt, ja auch selbst, oder?
Das Onboarding sollte Lust auf mehr machen
Der Bewerbungsprozess passt, das Unternehmen und die Aufgaben haben überzeugt. Nun ist der erste Tag da und man weiß nicht, was einen erwartet. Üblicherweise springt man gedanklich zwischen zwei Möglichkeiten hin und her.
Szenarium A: Die Motivation
Motiviert und voller Vorfreude kommt der Neue strahlend ins neue Büro, wo er am Empfang auf weitere Neustarter und einen HR-Vertreter stößt. Nach einer freundlichen Begrüßung und einem ersten Austausch gibt es eine offizielle Begrüßung, die Agenda der nächsten Tage wird vorgestellt und die Hardware übergeben. Er wird seinem Team vorgestellt und startet mit den ersten Onboarding-Terminen. Eine Struktur, eine Agenda, ein Gefühl von Wertschätzung.
Szenarium B: Die Enttäuschung
Motiviert und voller Vorfreude kommt der Neue strahlend ins neue Büro, doch dann die Ernüchterung – niemand empfängt bzw. erwartet ihn. Irgendwann bringt ihn Kollege x zum Team und er wird nach einer kurzen Begrüßung vor den neuen Laptop gesetzt. Richten Sie sich heute einfach ein. Keine Agenda, keine Vorstellung, kein Klick zwischen Unternehmen und neuem Mitarbeiter.
Haben Sie den Unterschied beim Lesen gefühlt? Der wichtigste Punkt beim Onboarding ist es, dem Neustarter zu vermitteln, dass man an ihn gedacht hat und er jetzt schon Teil des Teams ist. Dafür spielt nicht nur Organisation der ersten Tage und Wochen eine wichtige Rolle, sondern auch die soziale Integration. Das Team beim Mittagessen oder Kaffee kennenzulernen, ist deshalb ein Schlüsselfaktor in den ersten Tagen.
Durch die Arbeit von Hause wird das Onboarding noch herausfordernder und sieht natürlich ein Stück anders aus. Deswegen haben wir in diesem Artikel unsere Tipps und Erfahrungen zum Remote Onboarding für Sie zusammengefasst.
Woran scheitern die meisten Unternehmen?
Das Problem ist, dass es keinen strukturierten Prozess gibt. In vielen Personalabteilungen läuft das Onboarding manuell ab. Das bedeutet, dass zig IT-Tickets erstellt, Erinnerungen an mehrere beteiligte Kollegen verschickt und nebenbei Termine koordiniert werden müssen. Das dauert und hält Personaler davon ab, das Onboarding konzeptionell weiterzuentwickeln – und damit die Mitarbeiterzufriedenheit ab Tag 1 zu erhöhen.
Die Lösung: Prozesse schaffen …
Ein Hebel, um den Prozess zu vereinfachen, ist eine HR Software. Laut Haufe-Studie setzen 9 von 10 Unternehmen keine Software für das Onboarding ein, dabei automatisiert eine Software viele administrative Aufgaben und hilft, Struktur in den Prozess zu bringen. Zum Beispiel werden Aufgaben und Erinnerungen automatisch an beteiligte Personen verschickt, sodass Termine und Equipment an Tag 1 stehen.
So haben Sie endlich Zeit dafür, den Onboarding-Prozess inhaltlich aufzusetzen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie den optimalen Prozess für Ihr Unternehmen finden.
… und alle wichtigen Personen einbinden
Beim Onboarding sind Personaler Drehbuchautor, Regisseur und Produzent in einem. Heißt: Sie setzen den Prozess auf, definieren die Agenda der ersten Tage, organisieren die Termine dafür und stellen sicher, dass alle beteiligten Akteure gebrieft sind und alles haben, um ihre Rolle ausführen zu können.
Aber: HR hat zwar den Hut auf, doch Sie müssen nicht alles alleine stemmen. Ohne die Fachabteilungen geht’s nicht. Vor allem die Führungskräfte sind wichtig, denn sie sind der verlängerte Arm der Personalabteilung und setzen deren FaHRplan um. Sie tragen die Verantwortung für die Einarbeitung und sorgen dafür, dass die Neustarter schnell einsatzbereit sind und sich im Team wohlfühlen.
