Die Personalgewinnung im öffentlichen Dienst steht vor einer besonderen Herausforderung: Bewerbungsverfahren sollen effizient und digital ablaufen und gleichzeitig hohen Anforderungen an Fairness, Datenschutz, Transparenz und Rechtssicherheit gerecht werden. Hinzu kommen komplexe organisatorische Abläufe, mehrere beteiligte Stellen und verbindliche Beteiligungsrechte von Gremien.
Genau hier liegt das Potenzial der Digitalisierung. Denn ein modernes Bewerbungsverfahren umfasst weit mehr als ein digitales Bewerbungsformular. Von der Bedarfsprüfung über die Ausschreibung und Vorauswahl bis zur Gremienbeteiligung und Einstellung lassen sich zahlreiche Prozessschritte digital abbilden, strukturieren und teilweise automatisieren.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht, welcher einzelne Prozessschritt digitalisiert werden kann. Entscheidend ist, wie sich der gesamte Ablauf eines Stellenbesetzungsverfahrens sinnvoll digital unterstützen lässt.
Der Prozess besteht aus mehreren aufeinander aufbauenden Schritten: Bedarfsprüfung und Genehmigung, Anforderungsprofil, Stellenbeschreibung, Veröffentlichung, Bewerbungseingang, Vorauswahl, Auswahlverfahren und Einstellung.
Digitalisierung beginnt vor der Stellenanzeige
Ein digitaler Prozess schafft seinen größten Mehrwert, wenn die zugrunde liegenden Abläufe klar definiert sind. Werden analoge Prozesse lediglich in ein digitales System übertragen, bleiben bestehende Medienbrüche und unnötige Arbeitsschritte erhalten.
Ein zentraler Ausgangspunkt ist deshalb das Anforderungsprofil. Es beschreibt die fachlichen, methodischen und persönlichen Kompetenzen, die für die erfolgreiche Ausübung einer Stelle erforderlich sind. Damit schafft es einheitliche Kriterien für alle Bewerbenden und bildet die Grundlage für Ausschreibung, Vorauswahl und Auswahlverfahren.
Gleichzeitig schafft ein klar definiertes Anforderungsprofil die Voraussetzung für eine systemgestützte Prüfung. Anforderungen können strukturiert hinterlegt, im weiteren Verfahren berücksichtigt und Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert werden.
Prozessoptimierung beginnt vor allem bei der Frage: Welche Anforderungen gelten und wie werden sie im weiteren Verfahren einheitlich angewendet?
Stellenanzeigen: Reichweite und Passung verbessern,
Die Stellenanzeige ist häufig der erste Kontakt zwischen einer Organisation und potenziellen Bewerbenden. Ihre Gestaltung beeinflusst deshalb sowohl die Reichweite als auch die Qualität der eingehenden Bewerbungen.
Technische Unterstützung kann an mehreren Stellen ansetzen: beim Stellentitel, bei der Lesbarkeit und bei einer möglichst inklusiven Ansprache. Für die Bewertung der Lesbarkeit kann beispielsweise die Wiener Sachtextformel eingesetzt werden. Ziel ist eine verständliche Sprache, die relevante Informationen schnell erfassbar macht.
Auch die Wortwahl kann die Wahrnehmung einer Stellenanzeige beeinflussen. Die Analyse bestimmter Begriffe kann dabei helfen, eine ausgewogene Ansprache zu entwickeln und mögliche Verzerrungen zu reduzieren.
Nach Erfahrungen von milch & zucker...
